ICS 01.140.20 CCS A 14 DB3209/T 1207.1—2022 DB3209 盐 城 市 地 方 标 准 DB3209/T 1207.1—2022 建设工程档案管理 第一部分：归档要求 2021 - 02 - 19 发布 盐城市市场监督管理局 2022 - 05 - 01 实施 发布 DB3209/T 1207.1—2022 前 言 本文件按GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第一部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件是DB3209/T 1207.1-2022《建设工程档案管理》的第一部分。DB3209/T 1207-2022已经发 布了以下部分： ——第一部分：归档要求； ——第二部分：房屋建筑工程文件归档和档案移交范围； ——第三部分：市政基础设施工程文件归档和档案移交范围。 本文件由盐城市城市建设档案馆提出。 本文件起草单位：盐城市城市建设档案馆、东台市城建档案馆、射阳县城建档案馆、大丰区城建 档案馆、盐都区城建档案馆 。 本文件主要起草人：施 斌、陈 着、刘晓东、易翠霞、苏晨蔚、许定广、胡 惠、李 骏。 1 DB3209/T 1207.1—2022 建设工程档案管理 第一部分：归档要求 1 范围 本文件界定了建设工程档案归档要求的术语和定义，确立了建设工程档案的分类，规定了建设工 程档案管理的总体要求和编制、验收及移交的特殊要求。 本文件适用于工程建设、勘察、设计、施工、监理单位及市、县（市、区）建设工程档案管理机 构（含档案室，下同）等在盐城市城乡规划区实施房屋建筑和市政基础设施工程的建设活动。园林绿 化、水利、交通等工程可参照使用。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文 件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适 用于本文件。 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成一般要求 GB/T 24422 信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求 GB/T 38540 信息安全技术安全电子签章密码技术规范 GB/T 50328 建设工程文件归档规范 CJJ/T 117 建设电子文件与电子档案管理规范 CJJ/T 187 建设电子档案元数据标准 DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 68.1 档案服务外包工作规范第 1 部分：总则 DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求 DB3209/T XXXX.2 房屋建筑工程文件归档范围 DB3209/T XXXX.3 市政基础设施工程文件归档范围 3 术语和定义 GB/T 11822、GB/T 50328-2019、CJJ/T 187 中的部分术语和定义适用于本文件。 3.1 建设工程 经批准按照一个总体设计进行施工，由一个或者若干个单项工程所组成，经济上实行统一核 算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设单位。包括房屋建筑工程、市政基础设施工程 等。 [来源：GB/T 50328-2019，2.0.1，有修改] 2 DB3209/T 1207.1—2022 3.2 建设单位 建设工程的投资人，在项目建设过程中负总责的组织。 3.3 竣工图 在工程施工过程中形成的，编制单位依据工程实际变更情况在施工图基础上进行改绘或重新绘 制的，能真实反映工程项目竣工时施工结果的图纸。 [来源：GB/T 50328-2019，2.0.6，有修改] 3.4 建设工程声像档案 反映工程建设管理活动，具有保存价值的，以声音、图片和影像等形式保存在磁盘、光盘、硬 盘等载体上的历史记录。 [来源：GB/T 50328-2019，2.0.11，有修改] 3.5 案卷目录 概括和揭示一套建设工程档案中每一个案卷的案卷题名及其他特征并固定案卷排列次序的表 格。 [来源：GB/T 11822-2008，3.7，有修改] 3.6 卷内目录 登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 [来源：GB/T 11822-2008，3.4，有修改] 3.7 卷内备考表 卷内文件状况说明及立卷人、审核人的的记录表，排列在卷内文件之后。 [来源：GB/T 11822-2008，3.5，有修改] 4 分类 建设工程档案主要分为电子档案（文本、数据、图表、图形、程序文件等）、纸质档案和声像档 案（声音、照片、视频文件等）。 5 总体要求 3 DB3209/T 1207.1—2022 5.1 工程文件形成单位应规范工程文件形成、积累、整理、归档和移交工作流程，明确有关人员职 责范围，落实工作责任。 5.2 建设、监理、施工等单位应设立或明确与工程管理相适应的档案管理机构，建立档案管理制度， 配备与工程档案管理相适应的人员、经费、设施设备等，将工程档案管理纳入到建设工程项目管理中， 与工程建设管理同计划、同部署、同督查、同考核。 5.3 建设单位对建设工程档案工作负总责，应履行下列职责： a) 贯彻工程档案法律、法规、规章、规范及政府规范性文件。根据工程建设管理情况，制定、 完善工程文件收集、整理、归档、移交和档案管理的制度、程序，并组织协调工程管理部门 和参建单位实施； b) 在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程档案内容、套 数、费用、质量、归档移交等提出明确要求； c) 负责收集、整理工程准备阶段文件和竣工验收文件，并立卷归档；负责组织、监督和检查勘 察、设计、监理、施工单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可以委托监理单位监 督、检查工程施工文件的形成、积累和立卷归档工作； d) 收集和汇总勘察、设计、监理、施工单位编制的工程档案； e) 组织工程管理人员和档案管理人员档案业务培训； f) 在组织竣工验收前，应按本文件的要求将全部工程文件收集齐全并完成工程档案的立卷，形 成档案预验收意见；在组织工程竣工验收时，应组织对工程档案进行验收，形成验收意见； g) 对列入城建档案管理机构接收范围的工程，在工程竣工验收备案前，应向城建档案管理机构 移交一套符合规定的工程档案。 5.4 勘察、设计、监理、施工单位负责收集整理本单位在工程建设过程中形成的文件，并及时向建 设单位移交。建设工程项目实行总承包管理的，总包单位和分包单位应按规定应及时向建设单位移交。 其他参建单位应将工程建设过程中形成的文件及时向建设单位移交。 5.5 建设工程档案管理机构负责对工程文件的形成、整理、归档和档案移交工作进行监督、检查， 并组织指导和培训。对建设单位提请验收的工程档案在规定时间内完成验收；对依申请限时联合验收 的，应按规定开展限时联合验收。 5.6 建设单位编制的已签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的电子档案，可不移交相应的纸 质档案。电子印章、电子签章应符合 GB/T 38540 的要求。 5.7 工程文件形成单位应建立与业务系统相衔接的电子文件收集与管理系统，与各行政主管部门的 工程电子文件数据交换平台可靠对接，向城建档案管理机构的工程档案管理系统移交，应确保电子文 件自形成到归档、移交全过程的数据安全及数据完整（见图 1）。 图1 电子文件形成、整理、归档和移交流程示意图 5.8 采用建筑模型信息（BIM）技术的建设工程，应向城建档案管理机构移交一套包含 BIM 数据的工 程档案。 5.9 委托档案服务企业进行数字加工的建设工程，建设单位应与档案服务企业签订服务合同或协议 时，签订保密协议，明确保密要求、责任及失泄密的处置措施。档案服务企业档案服务工作应符合 DA/T 68.1 的要求。 4 DB3209/T 1207.1—2022 6 电子档案 6.1 范围 6.1.1 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据 和参考价值的电子文件和相关数据等均应收集归档。 6.1.2 建设工程电子文件的归档和档案移交范围应符合 DB3209/T XXXX.2、DB3209/T XXXX.3 的要 求。 6.1.3 建设、施工、监理、设计等单位保管的电子文件具体归档范围应符合 6.1.2 规定。 6.1.4 未明确要求归档但记录了特殊工程、特殊工艺、特殊材料等特殊情况且具备长期保存价值的 文件由相关档案保管单位确定是否归档。 6.2 质量 6.2.1 内容应真实、完整、准确，反映建设活动的全过程，且内容及其深度须符合国家有关工程勘 察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 6.2.2 形成单位对业务系统以及其他应用软件、操作系统环境中形成的电子文件及其元数据进行捕 获和登记应符合 CJJ/T 187 的规定。 6.2.3 电子文件应转换成下列文件格式（见图 2）。专用软件产生的其他格式文件，应转换成下列格 式。无法转换的，与系统软件一起移交。 文件类别 格式 文本（表格）文件 OFD、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PDF/A、XML、TXT、RTF 图形文件 DWG、PDF/A、SVG 数据库文件 SQL、DDL、DBF、MDB、ORA 虚拟现实/3D 图像文件 WRL、3DS、VRML、X3D、IFC、RVT、DGN 地理信息数据文件 DXF、SHP、SDB 图2 电子文件格式 6.2.4 版面格式应符合 DA/T 47 的要求。 6.2.5 应具备可靠的电子签名以保证文件的真实性、可靠性，且手续齐全。电子签名同时符合下列条 件的，视为可靠的电子签名： a) 电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有； b) 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制； c) 签署后对电子签名的任何改动能够被发现； d) 签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。 电子签名需要第三方认证，由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。 6.2.6 电子签名格式、数字证书、时间戳、电子签章密码技术应符合相关规定。 6.2.7 凡不能提交电子文件的应提供相应纸质文件数字化副本。纸质文件数字化工作应符合 DA/T 31 的要求。数字化副本应符合以下规定： 5 DB3209/T 1207.1—2022 a) b) c) d) e) f) g) 宜采用彩色扫描件； 格式为双层 ODF、PDF 格式； 分辨率不小于 300dpi； 图像应清晰、完整、不偏斜、不失真，保证图物一致； 对一份文件进行分幅扫描的，应进行图像拼接处理，拼接后的电子文