ICS 65.020.99 B 01 DB36 江 西 省 地 方 标 准 DB 36/ T959—2017 林木良种基地专业档案管理规范 standardization of establishment and management of professional archives for forest thoroughbred base 2017 -10 - 23 发布 江西省质量技术监督局 2018 - 01 - 01 实施 发 布 DB36/ T959—2017 目 次 前言 ................................................................................. II 1 范围 ............................................................................... 1 2 规范性引用文件 ..................................................................... 1 3 术语和定义 ......................................................................... 1 4 档案建立 ........................................................................... 2 5 档案管理 ........................................................................... 3 6 档案员培训 ......................................................................... 3 附录 A（资料性附录） 建档内容......................................................... 4 I DB36/ T959—2017 前 言 本标准编写规则符合GB/T 1.1-2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》的规定。 本标准由江西省林业厅提出并归口。 本标准起草单位：江西环境工程职业学院、江西省林木种苗和林场管理局、赣州市林木种苗站、信 封县林木良种场。 本标准主要起草人：欧斌、宋墩福、朱江华、陈叶、李畅、翟学昌、艾卿、陈建华、胡晓健、卢清 华、刘金生。 II DB36/ T959—2017 林木良种基地专业档案管理规范 1 范围 本标准规定了良种基地的档案建立、档案管理和档案培训。 本标准适用于林木良种基地的专业档案建立和管理。其他良种基地可参照使用。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB 2772 林木种子质量检验规程 GB/T 14071 林木良种审定规范 GB/T 16619 林木采种技术 GB/T 16621 母树林营建技术 LY/T 1340 主要针叶造林树种 优树子代遗传测定技术 LY/Y 1345 3 主要针叶造林树种 种子园营建技术 术语和定义 以下术语和定义适用于本文件。 3.1 林木良种 经过审定或认定的优良种源、优良家系、优良无性系以及种子园、母树林生产的种子或采穗圃生产 的穗条等。 3.2 林木良种基地 按照国家营建种子园、母树林、采穗圃等有关规定的要求而建立的，专门从事林木良种生产的场所。 3.3 重点林木良种基地 具备较好的自然和生产条件，建设与管理规范，收集的育种资源丰富、保存完好，拥有掌握基本林 木品种选育技术的科技队伍，在林木良种生产中起到骨干示范作用，经国家林业局或省林业厅严格筛选 和科学评定后确定的林木良种基地。 3.4 1 DB36/ T959—2017 专业档案 反映专门领域活动的档案。本文件中特指与林木良种基地生产和管理相关的历史、生产、管理、科 学研究等方面的文献、调查原始数据、图表及资金使用等资料的档案。 3.5 档案员 从事林木良种基地专业档案的入库、分类、整理及查阅、保密和保管等相关工作的专业技术人员， 要求是林业专业技术人员或对林木良种基地工作熟悉和具有相关工作经验的人员。 3.6 建档模式 据本标准要求建立的林木良种基地专业档案具体内容的档案集合样式。 4 档案建立 4.1 建档原则 4.1.1 简便实用 原始记录、图表及汇总材料等文件装订成册，分类归档，并建立电子档案。 4.1.2 及时准确 原始记录材料、汇总材料及有关资料原件或其复印件及时归档，确保归档资料完整全面，准确无 误。 4.1.3 分类归档建档 对良种基地专业建设档案按照本标准的模式分类建档、分类管理。 4.2 建档对象 良种基地的立项、生产、调查、科研、经营情况、基建设备及其直接相关的资金使用（区别于财务 会计档案）等文件材料。 4.3 建档方法 将整个良种基地专业档案材料分类归档建档。对于归档中的格式化文件，按一定规格的图表逐年填 写，做到结构合理、简单明了、内容全面。同类非规格化文件数量多的，可在该同类归档材料扉页前加 一检索明细表。档案袋或档案盒面上，填写建档单位、分类编号、类别名称、建档日期、档案员姓名等。 4.4 建档内容 参见附录A。 5 档案管理 2 DB36/ T959—2017 林木良种基地单位应建立档案管理制度，定岗、定人、设立专用档案室，完善硬件、软件设备，完 善档案建立、借阅、检查、保密、保管等制度。 5.1 及时归档 良种基地单位应指定专职或兼职档案员及时对各类归档文件进行收集归档，完善档案资料。需逐年 填写的数据资料由档案员负责及时填写。归档的文件必须准确无误，不得弄虚作假。有关人员必须将自 己所负责的良种基地的档案资料主动及时交与档案员保管。 5.2 纸质与电子档案同步建立 良种基地建设档案材料除一手纸质资料外，需建立备份制度，并建立电子档案进行备份保存。经常 使用的资料可采用复印件、扫描件、照片或电子档案形式替代使用。 5.3 档案填写 原始资料记录或材料图表的整理，尽量参考使用相关标准和文件中的规范格式或表格，使用碳素墨 水书写，要求字迹清晰，工整规范。 5.4 借阅制度 档案材料不得随意公开，确因工作需要查阅档案资料的，必须经良种基地单位分管行政领导及相关 技术人员同意方可借阅。建立完善的借阅登记制度。 5.5 检查制度 每年年底由档案员会同有关领导和技术人员对良种基地专业档案进行一次全面的清理，重点针对当 年应归档的材料进行清理，发现漏缺或记载内容不完整（如未记录日期、调查人等因子），及时补增。 5.6 档案保密 做好良种基地档案资料的保密工作，纸质资料和电子版资料均不得泄露，电子版未经批准不得上传 到网络上。 5.7 档案保管 档案建立与保管应设专门的档案员，由熟悉良种基地生产的技术人员担（兼）任。档案员要相对稳 定，若调动工作，必须做好档案移交工作。做好档案材料的防霉、防虫、防火工作。 6 档案员培训 应对档案建立人员进行一定的技能培训，按照《江西省档案工作规范化管理办法》开展档案员培训 工作。 3 DB36/ T959—2017 AA 附 录 A （资料性附录） 建档内容 A1 项目建议书、总体规划设计、往来文件类 A1.1 项目建议书、×××项目规划（国家杉木良种基地、省级杉木良种基地规划等）、科技支撑合作协议、合同 协议类 A1.2 可行性研究报告、专家论证意见等 A1.3 基地建设请示报告文件 A1.4 总体规划设计方案、及位置图、规划图等有关图表 A1.5 有关批复文件（含批复的修订后的可行性研究报告、规划、总体设计、协议书等） A1.6 实施方案、年度作业设计 A1.7 上级来文（含上级下达的年度投资计划、物资分配计划等文件） A1.8 年度生产经营管理方案（抚育、调查等） A1.9 其它 A2 A2.1 良种基地基本情况类 种子园 A2.1.1 自然概况（立地情况表：土壤、植被等立地条件因子；气候观测表：历年光照、温度、降雨等 气象因子等） A2.1.2 平面位置图及分区（并注明图示） A2.1.3 分小区原始无性系定植、嫁接、补接登记表及配置图 A2.1.4 建园无性系数（含分小区无性系数）、无性系号（优树号）、建园无性系现实增益情况表。 A2.1.5 优树无性系来源资料（优树登记表及优树照片、优树汇总表与分布图） A2.1.6 分小区无性系母株生长观测情况（调查情况表：发育情况、生物学指标、经济性状指标、成活 率、正冠率等 A2.1.7 A2.2 其它 无性系繁育 A2.2.1 历年“四圃”（原种圃、采穗圃、测定圃和扦插圃）基本情况（面积、地点、无性系数、无性 系来源等情况） A2.3 4 A2.2.2 “四圃”生长情况观测记录 A2.2.3 “四圃”采穗、育苗、造林情况 A2.2.4 其它 母树林 DB36/ T959—2017 A2 A2.4 A2.5 A2.6 良种基地基本情况类(续) A2.3.1 自然概况（参考 A2.1.1） A2.3.2 基本情况（种子来源记录及证明、种植时间、去劣存优选择标准、疏伐记录）、平面图 A2.3.3 母树生长发育情况 A2.3.4 其它 引种示范林 A2.4.1 自然概况（参考 A2.1.1） A2.4.2 基本情况、平面图、小班图 A2.4.3 引种树种名录 A2.4.4 引种树种原产地、生态习性、生长发育情况 A2.4.5 各树种生长发育调查（营养生长、生殖生长各相关指标调查） A2.4.6 各树种物候观测情况 A2.4.7 其它 采穗圃 A2.5.1 基本情况（参考 A2.1.1） A2.5.2 无性系排列配置图、补植情况 A2.5.3 无性系数、无性系来源、无性系号对照表 A2.5.4 各无性系生长发育调查 A2.5.5 穗条采集、生产育苗及销售情况 A2.5.6 其它 良种造林示范林 A2.6.1 基本情况（造林地基本情况、种子来源证明、面积、造林时间、地址、株树等） A2.6.2 实施方案 A2.6.3 示范林生长情况调查 A2.6.4 其它 A2.7 良种基